Главная / Блог / Как эффективно организовать и провести онлайн-встречу

Как эффективно организовать и провести онлайн-встречу

Онлайн-встреча - фото

Удаленные собрания практикуются достаточно давно, но совсем недавно они стали использоваться на регулярной основе во многих компаниях. В этом свою роль сыграла всемирная пандемия. После нее встречи в формате онлайн стали в любой компании стандартным рабочим инструментом, помогающим установить связь между филиалами, отделениями, сотрудниками.

Формулировка онлайн-встречи

Встреча онлайн — это виртуальный сбор сотрудников, проходящий в интернете, с помощью которого люди могут делиться информацией, взаимодействуя друг с другом, вне зависимости от геолокации. Онлайн-встречи обычно организуют на специальных платформах или в приложениях для проведения видеоконференций: Skype, Zoom, Google Meet. На базе этих платформ можно проводить командные собрания, семинары, вебинары, мастер-классы, совещания, голосования.

Такой вид мероприятий часто применяются в отдельных командах для рассмотрения вопросов бизнес-стратегии, маркетингового оборота. Например, представьте себе будничную встречу в офисе: в конференц-зале стоят столы, стулья, команда коллег обдумывает идеи. Переместите эту встречу в новый формат цифровой среды, где сотрудники видят друг друга через свои веб-камеры.

Онлайн и офлайн — ключевые различия

Офлайн и онлайн-мероприятия - фото

Условно считается, что оба мероприятия имеют много похожих признаков, но вместе с этим, они значительно отличаются:

  • Место и мобильность — чтобы принять участие в офлайн-событии, участникам необходимо прибыть в условленное место к назначенному времени. На собрание в удаленном формате участникам можно присоединиться из любого пункта, где доступна сеть интернет.
  • Время и ресурсы — для проведения очной формы собрания организаторам необходимо оплатить дополнительные расходы, например, предоставить зал, организовать питьевой режим, обеспечить наглядную информацию. Участникам также нужно потратиться, чтобы добраться до мероприятия своевременно. В противоположность дистанционному формату, где надо лишь присоединиться, находясь в это время даже дома.
  • Интерактивность — в очном режиме проводятся разные виды активностей между участниками для сплочения команды. С помощью «удалёнки» можно использовать технологию в свою пользу, тоже предоставляя наглядный материал, если он необходим.
  • Организационные вопросы — для оповещения сотрудников об онлайн-встрече, месте сбора, достаточно прислать пригласительное уведомление или сообщение с деталями встречи. Тогда как для очного мероприятия часто требуется вместительный зал, обеспечение продуктами пункта питания.
  • Сохранность информации — после завершения очного мероприятия, если для участников не подготовлены заранее брошюры о важных моментах или если сам зритель не конспектировал процесс, то он не восстановит в памяти нужные детали. На «удаленке» всегда можно записать на видео всю процедуру, потом пересмотреть необходимые моменты.

В каждой компании принимается личное решение, в каком формате удобнее работать сотрудникам.

Форматы онлайн-мероприятий

Форматы онлайн-мероприятий - фото

Провести собрание можно в таком формате, который связан с целью будущего сбора:

  • Семинары — подразумевается публичное сообщение спикера/спикеров, проводится при взаимодействии с аудиторией в одностороннем порядке, для общения создается группа в чате.
  • Собрание — в этой ситуации у участников есть возможность активно взаимодействовать друг с другом, вести дискуссии, обмениваться мнениями.
  • Конференции — в рамках этого события, которое может продолжаться несколько дней, обычно проходят сессии, выставочные площадки, панельные дискуссии, доклады спикеров.
  • Мастер-классы и рабочие группы — команда людей, руководимая опытным куратором в процессе решения общего вопроса или поставленной задачи, обретает новые знания.
  • Беседы — классические беседы организуются зачастую с неформальной целью. Для оперативного обсуждения насущных тем, проведения планерки, совместной проработки одной задачи в спокойных условиях.
  • Сессии мозгового штурма (brainstorming) — когда перед командой ставится новая цель, организуется такая встреча, чтобы отыскать способ реализации проекта, совместно выработать общие идеи.

У мероприятий бывает направленность по количеству участников: личные и рабочие, индивидуальные и групповые. Организация рабочей встречи сопровождается сложностями. При этом формате большого внимания, проработки требуют детали. Всё должно быть осмысленно, материал стоит заранее подготовить.

На общем собрании у сотрудников появляется возможность обсудить проблемы с руководством, задать вопросы. При личных созвонах тет-а-тет обсуждаются насущные темы, суть которых обычно не оглашается всему коллективу.

Как эффективно организовать и провести онлайн-встречу

Запишитесь на тест-драйв курса за 1990 ₽

Не верьте нам на слово – проверьте на деле!
Приходите на практикум и начните говорить уверенно и убеждать за 2 часа.
Выбрать дату

Что такое идеальный инструмент

Есть много средств для упорядочивания группового взаимодействия в сети, но не все считаются подходящими для реализации онлайн-событий. Организатору нужно найти, подготовить определенную программную площадку, разработанную для конкретных целей. Необходимо убедиться, что выбранная платформа обладает параметрами:

  • Защита — значение цифровой безопасности переоценить трудно. В коллективе между сотрудниками предстоит обсуждение стратегии компании, внутренних процессов, иной конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению. Выбирайте платформу, на которой обеспечивается защита корпоративной информации.
  • Возможности для совместной работы — функциональная платформа должна предлагать больше, чем обычное транслирование вашего видеоизображения, голоса. На качественной платформе предоставляются такие функции, как кнопка общего доступа к экрану, групповой чат, смарт-доска, запуск тестов, опросов, показ подробных аналитических данных.
  • Видеозапись сессии — текущий процесс от начала до конца можно записать, что выступает одним из преимуществ веб-конференций. Проверьте, действительно ли у выбранной платформы есть такая возможность.

Подготовка и планирование

Эффективно проведенная веб-конференция — это хорошо распланированная сессия. Организатор должен ясно представлять, что будет обсуждаться, с какой аудиторией, как долго — всё это ему нужно знать прежде, чем входить в цифровую переговорную комнату.

  1. При планировании встреча проходит намного плодотворнее, потому что не приходится тратить время на организационные вопросы.
  2. После обозначения цели, утверждения списка участников, спикеров, создайте план с основными темами для беседы/обсуждения, систематизируйте вопросы, сформулируйте ожидания от участников, подберите файлы/документы для рассылки.
  3. Если этот план будет представлен заранее участникам, у них будет возможность подготовиться, ваша совместная деятельность пройдет успешнее.
  4. Также можно определить время в программном расписании для неофициального общения.
  5. В коллективе, где сотрудники по-доброму общаются между собой, там и работают с полной отдачей. Распланируйте время до начала конференции, чтобы коллеги поговорили, пошутили, обсудили дела — это укрепляет взаимопонимание в команде.

Как начать онлайн-встречу: нормы поведения

Нормы поведения во время онлайн-встречи - фото

Всё подготовлено, создана программа мероприятия. Для участников открыт вход в виртуальную комнату, ведущий готов начинать. Если приходится впервые управлять онлайн-встречей, не стоит спешить и сразу приступать к пунктам программы. Несколько минут нужно посвятить основным нормам поведения. Это наладит безошибочное, продуктивное выполнение программы. О каких нормах поведения необходимо поговорить:

  • Сначала представление участника — это актуальное правило, особенно если участники не знакомы. Все почувствуют себя уверенно, что улучшит коммуникацию, поспособствует сотрудничеству.
  • Не перебивать говорящего — участники не должны говорить синхронно. Каждому будет дана возможность выразить свое мнение, но по одному, в порядке очередности, не перебивая.
  • Не отвлекаться на мелочи — задача организатора настроить всех на рабочий ритм, попросить не заходить на почту, не просматривать сообщения на смартфоне. Внимание сотрудников должно быть нацелено на работу.
  • Устранить отвлекающие моменты — нужно проверить рабочее место выхода в онлайн-эфир каждого участника. У кого-то за спиной могут работать шумные приборы, что помешает другим. Можно попросить всех уединиться в тихом месте, не забывать выключать микрофон, когда не намерен говорить.

Роль организатора собрания — налаживать, контролировать соблюдение норм поведения. Стоит напомнить об этом участникам перед встречей.

Вовлечение участников в процесс

«Пятый элемент» – курс ораторского искусства

За 5 недель вы выйдете на новый уровень общения с людьми, научитесь говорить красиво и убедительно.
80% курса – это живая практика в аудитории.
Забронировать место

Вы можете идеально организовать онлайн-встречу, установить нормы поведения. Но если участники не проявят инициативу, процесс не принесет никакой пользы, кроме простого говорения. Различными способами можно улучшить активность:

  • Задания для участников — если каждый получит конкретную задачу, от этого повысится ответственность. Например, один участник может стать «ловцом идей» и записывать всё новое, что возникает в процессе мозгового штурма, другой — показать презентацию.
  • Ставить конкретные вопросы — узнавать точку зрения определенных людей. Это также действенный метод активизировать аудиторию. Способ помогает «разговорить» самых застенчивых сотрудников, сдерживающих обычно свое мнение.
  • Использование визуальных средств — это поможет удержать интерес публики. При обсуждении сложных процессов, статистики визуализируйте их функцией обмена экраном. Для представления детальных данных постройте график или создайте диаграмму.

Поддержка взаимодействия после собрания

Продолжение контакта с каждым участником по окончании онлайн-конференции — важный период. Обычно это делается с помощью рассылки электронных писем. В сообщениях должны содержаться:

  • Точные директивы — все должны быть извещены заранее, что по окончании мероприятия всем необходимо ожидать сообщения. Организатору нужно повторно подтвердить высланные инструкции, распространить индивидуальные указания.
  • Сроки выполнения — когда задания распределены, стоит убедиться, что указаны сроки их исполнения/сдачи. Так будет проще контролировать ход продвижения проекта.
  • Назначенные даты — запланируйте даты будущих встреч с членами команды заранее, чтобы каждый подстроил свой рабочий график. При рассылке писем после события эти даты должны быть указаны.

В конце не забудьте об обратной связи от команды. Что думает каждый о прошедшем событии? Можно ли было повысить эффективность работы, и каким путем? Попросите высказать свои идеи, чтобы вы смогли доработать технику проведения, виртуальную площадку для переговоров.

Составление корректного письма по итогам встречи (фоллоу-ап)

Письмо с итоговой информацией важно корректно составить. В него включается:

  • дата, тема проведения;
  • конкретные итоги проведенного собрания;
  • список лиц, ответственных за исполнение задач;
  • просьба вносить свои предложения, задавать вопросы.

Письмо должно быть структурировано, содержать списки, маркировку важных мест для привлечения внимания.

Советы при подготовке

Подготовка к онлайн-встрече - фото

  1. Соблюдение временных зон — если сотрудники вашей команды проживают в разных временных поясах, учитывайте этот фактор при планировании выхода в онлайн. Например, рассылка приглашений в 10 часов по Московскому времени даст возможность всем полноценно приготовиться.
  2. Подготовка к встрече — за 10-15 минут подключитесь сами, проверьте работу оборудования, качество звука, наличие всех материалов. Если в этот момент кто-то подсоединится к вам, объясните, что вы подготавливаетесь, встреча начнется в назначенный срок.
  3. Руководство встречей в формате онлайн — решите, кто будет руководить организацией, согласовывать план с действием участников.
  4. Подготовка материалов — подберите всё необходимое заранее: документы, таблицы, изображения, диаграммы, презентации. Распространите это среди участников, чтобы они могли предварительно просмотреть материалы, поразмышлять.
  5. Конкретность выступлений — выстраивайте свои высказывания кратко, по сути. Затягивая время, вы рискуете потерять внимание коллег.
  6. Концентрация во время встречи — выключите звуковые сигналы уведомлений ваших устройств на время общения с коллегами, позаботьтесь о том, чтобы родственники, домашние животные, бытовые звуки вам не мешали. Убедитесь, что всё корректно настроено, микрофон и камера исправны.
  7. Соблюдение правил поведения — огласите пункты правил, чтобы участники понимали, что их ожидает. Например, напомните всем об отключении личных микрофонов, когда закончено выступление или комментарий, чтобы не допускать шумового фона. Можно утвердить правило о выключении камеры, если участник отошел от монитора.
  8. Применение интерактивных инструментов — это доска для заметок, облачный сервис, система голосования. Этот инструментарий поможет всем коммуницировать, делиться мыслями, обсуждать идеи. Если необходимо сохранить большой объем информации, получите согласие на запись видео.

После завершения сессии проводится краткое обсуждение с анализом утвержденных предложений. Это помогает участникам эффективнее осваивать главные моменты, понимать, что их ожидает в будущем. Если возможно, распространите запись для всех, чтобы коллеги обращались к материалу встречи, опирались на информацию в ней.

Онлайн-курс по «Ораторскому искусству»

занятия в удобное время, и нет нужды тратить время на дорогу
  • Более 60 видеоуроков
  • 18 упражнений для развития речи
  • 10 заданий для постановки убедительной речи
  • 7 содержательных теоретических блоков
Записаться

Приложения для онлайн-общения

Программ для подобного вида коммуникации немало. Они используются в мероприятиях разного формата. В подборке самые популярные из них.

Zoom

Лидирует по количеству пользователей. У него понятный интерфейс, обширный функционал. Для регистрации в приложении понадобится эл. почта. Установка «Зума» возможна на персональном компьютере, смартфоне, планшете. Для мобильных устройств на платформе OC Android и iOS проблем с установкой не возникает. Специальных требований у программы к оборудованию нет. Zoom создает условия для стабильного соединения даже при малом объеме оперативной памяти. Можно использовать бесплатный тариф или с оплатой, на котором больше возможностей. На встроенном календаре можно запланировать событие заранее, администратор управляет возможностями участников, в том числе подключением к онлайн-общению. «Зум» часто используют в качестве площадки для проведения корпоративных собраний, в образовательном процессе.

Skype

«Долгожитель» среди аналогичных приложений. «Скайп» позволяет объединять для бесед до пятидесяти человек. Есть возможность видеозаписи, показа экрана. Длительность бесплатного периода одной сессии — 240 минут, тогда как в «Зуме» в бесплатном тарифе беседа вынуждено прекращается через каждые 40 минут. Среди пользователей нередки жалобы на некачественную связь, что вернее всего, зависит от высоких требований к устройствам.

Google Meet

Платформа сначала разрабатывалась для бизнес-контактов, но позже стала инструментом практически каждого пользователя Gmail, у кого имеется активный гугл-аккаунт. Для пользователей доступна лишь веб-версия, которая открывается на любом устройстве. В сервисе «Гугл Мит» можно организовать мероприятие на 100 человек бесплатно, применять опцию записи видео, печатать сообщения в чате, пользоваться интерактивной доской.

Заключение

Виртуальная дистанционная встреча - фото

Виртуальная дистанционная встреча, веб-конференция, выступление в формате онлайн — по сути это мероприятия похожего формата. На смартфонах, ноутбуках или другом оборудовании участников запускается программа с доступом к интернету, начинается общение коллег, даже когда они находятся в разных точках страны или мира. При таком режиме коммуникации удобно проводить обучающие занятия, деловые совещания, крупные международные переговоры, работать удаленно. Собрания, конференции в онлайн — это экономия времени и средств. При том, что вопросы решаются так же успешно, как при непосредственном общении.

Содержание
Научитесь чётко, уверенно и ярко доносить свои мысли, проводить презентации и обосновывать свою позицию в дискуссиях и переговорах.
Оставьте заявку на консультацию

и мы расскажем, как этот курс поможет лично вам

Спасибо, мы получили вашу заявку!

В ближайшее время с вами свяжется наш лучший менеджер. Пока вы ждёте тренинг, посмотрите урок в telegram-канале и начните звучать статусно!

Смотреть
По данным исследований, 85% карьерного и финансового успеха зависят от навыков эффективного общения и ведения переговоров.
x

Обратный звонок

Спасибо, мы получили вашу заявку!

В ближайшее время с вами свяжется наш лучший менеджер. Пока вы ждёте тренинг, посмотрите урок в telegram-канале и начните звучать статусно!

Смотреть
x

Записаться

Оставьте заявку и мы расскажем как за 3 часа можно прокачать свою речь и какой результат этот практикум даст именно вам!

Спасибо, мы получили вашу заявку!

В ближайшее время с вами свяжется наш лучший менеджер. Пока вы ждёте тренинг, посмотрите урок в telegram-канале и начните звучать статусно!

Смотреть
x

Обратный звонок

Спасибо, мы получили вашу заявку!

В ближайшее время с вами свяжется наш лучший менеджер. Пока вы ждёте тренинг, посмотрите урок в telegram-канале и начните звучать статусно!

Смотреть