Как правильно подготовить доклад для выступления и интересно его рассказать

Выступление с докладом на конференции, где собрался целый зал слушателей, предполагает тщательную подготовку. В своем выступлении докладчику необходимо заинтересовать публику, а не просто прочитывать вслух. Выполнить такую задачу нелегко, ведь нужно иметь представление о подготовке, знать тонкости выступления.

Учитывая то, что для каждого выступления предоставляется определенный лимит времени, стоит заранее составить текст. Что в нем должно быть отражено, как правильно подготовить доклад для выступления — вместе разберем в статье.

Как составить план выступления

Прежде, чем создавать текст самого доклада, нужно сначала наметить его план. В него обычно входят пункты:

• своевременность темы;
• проблема, пути ее возможного решения;
• цели, ключевые вопросы, методы работы с ними;
• первоначальные сведения;
• результаты, их анализ, сопоставление с материалами исследований;
• практическая значимость доклада.

Схема из этих элементов поможет наиболее полноценно изложить пункты, ничего не упустив.

Стоит обратить внимание, что каждому элементу уделяется минимальное время, поэтому постарайтесь излагать кратко, лаконично.

Узнай интересы аудитории заранее

Подготовка должна быть хорошо организована. В идеале рассказчик делится с людьми тем, что ему хорошо известно. Но что если докладчик только вчера купил чужую дипломную работу, а на завтра собирается ее докладывать в присутствии группы злых преподавателей? Или придется партнеру объяснять, как пользоваться админкой нового сайта, при том, что вы сами с CMS сталкиваетесь третий раз?

Есть решение проблемы, если в теме вы слабовато ориентируетесь — предварительно узнать, что интересует аудиторию, говорить со слушателями о том, что конкретно для них важнее в пределах этой темы. Например, вам предстоит выступление перед системными администраторами с рассказом о новой версии ОС Solaris, с которой вы детально еще не знакомились, не сравнивали со старой версией. Для сисадминов можно направить внимание на средства администрирования или туда, где теперь находятся настройки.

Оптимальное время доклада

Время, предназначенное на зачитывание, определяется типом защищаемой работы. На дипломный проект — время выступления 15-20 мин, на диссертацию около 30 мин.

Если запланирована конференция, то обычно выступление докладчика длится не более 20 мин. Время на презентацию связано с размером шрифта, количеством слайдов для показа; одна печатная страница шрифтом 12 — это шестиминутный показ. Стоит прибавить по минуте на каждый слайд.

Репетиция выступления

Начинающему докладчику нужно прорепетировать свой доклад наедине — в поезде, дома, в гостиничном номере, не менее двух раз. Во второй раз чтение должно быть безупречным. Опытный может репетировать один раз или хотя бы «прощелкать» слайды презентации от первого до последнего, в голове он обычно делает себе пометки: «Здесь надо рассказать о типах данных», «В этом пункте уместен рассказ о том, зачем нужны указатели». Размышляя таким образом, у вас сложится представление, как подготовиться к докладу.

Основы успешного выступления

Правильный подход к подбору материала поможет слушателям представить суть проблемы, предполагаемые пути решения. Главное — сделать свои выводы, исследовать чужое творчество не стоит.

Обратите внимание на фразы — в них должна прослеживаться логика, связанность, смысл. Пустые, бессодержательные высказывания удаляйте сразу, чтобы не нагружать доклад лишними данными.

Проверьте еще раз беглым взглядом, что материал содержит не более двух-трех идей вашего исследования.

Не забудьте, что в аудитории наверняка найдутся желающие задать вопрос. Поработайте с дополнительной информацией по теме, чтобы понять для себя, как интересно рассказать доклад.

Визуализация выступления

В формате визуального оформления используется презентация, раздаточные материалы. На них наглядно показана сложная информация в виде диаграмм, табличных данных, схем, выделено важное.

Презентация — это иллюстрированная подборка из вашего доклада. Она должна быть сделана просто, доходчиво, чтобы зрители, увидев ее, запомнили. От фона, параметров текста также зависит доступность восприятия.

Доклад со слайдами — необязателен, но многие слушатели все же ожидают, что оратор встанет к проектору, чтобы можно было глядеть не только на его безупречную манеру рассказа, отличный костюм, но и на иллюстрационный материал.

Если запланировали презентацию со слайдами — отнеситесь к этому ответственно. Хорошими считаются слайды, которые:

• помогают людям разобраться в сути проблемы. Делать из доклада подобие комикса — дурной тон, к каждой фразе слайд не требуется.
• отчетливо читаются с любого места в аудитории. Текст, написанный шрифтом менее 30-ти, почти недоступен для чтения издалека.
• в стандартном слайде не более 5-7 текстовых строк: заглавие, главная идея, три мысли.
• на слайд желательно вставлять какой-либо элемент графики — схему, фотографию, картинку. Слайды с набранным текстом, но без графических компонентов зрители воспримут как подсказку для составителя или забытый черновик.

Исключительный случай — отдельный слайд с кодом. На конференции разработчиков коды необходимо продемонстрировать, вот здесь в коде используют маркерное выделение. При этом код по-прежнему должен прочитываться издалека: удалите любой код, не относящийся к делу, оставьте нужный код — проверьте размер шрифта (не менее 30 кегля)

Проверка оборудования

Запишитесь на тест-драйв курса за 1990 ₽

Не верьте нам на слово – проверьте на деле!

Приходите на практикум и начните говорить уверенно и убеждать за 2 часа.

Выбрать дату

Любые организаторы конференции приглашают докладчиков приехать пораньше в день мероприятия или в предшествующий день, чтобы проверить корректность работы флэшки, ноутбука и другого оборудования, совместимого с местной аппаратурой, предоставленной организаторами. На защите диплома достаточно элементарной проверки нормальной работы вашего ноутбука и проектора: в каком разрешении происходит показ картинки.

Также стоит проверить работоспособность программ, используемых вами во время выступления — Xterm, Exceed, Adobe Reader, OpenOffice Impress, в каком разрешении изображение на экране. Даже у опытных докладчиков происходят иногда сбои, когда из-за несоответствия форматов самый нужный фрагмент слайда остается вне экрана.

Нужно убедиться, что ПК, который будет открывать слайды, совместим с тем носителем, на который записана информация.

Такие рекомендации удивляют своей очевидностью, но людям постоянно приходится чувствовать себя «не в своей тарелке» перед аудиторией.

Начало выступления с научным докладом

Для большинства начальный период — самый сложный этап. Как представить доклад в начале мероприятия:

1. Положите начало с краткой, цепляющей истории, продолжительностью полторы минуты, чтобы заинтересовать аудиторию.
2. Озадачьте их риторическим вопросом по теме доклада.
3. Приведите интересную статистику.
4. Придумайте оригинальный заголовок.
5. Процитируйте известную личность.
6. Включите в начале небольшой видеоролик или картинку, это немного снимет напряжение.

Запоминающимся, ярким началом доклада вы расположите к себе аудиторию, удержите их внимание.

Вовлечение слушателей в общение

Как узнать, чем интересуются люди, собравшиеся в зале? Заранее выясните у организаторов выступления или конференции, каков состав целевой аудитории. Когда участники соберутся в зале, спросите их сами, о чем им интересно поговорить.

Задавать присутствующим вопрос на защите диплома, о чем им интересно узнать в вашей работе — нагловатое предложение. Там рассказывают то, что порекомендовал руководитель. Но на совещании коллег или в присутствии клиентов это возможно.

Что бы не говорили в ответ участники, нет необходимости полностью изменять направление или тему доклада, с учетом интересов, уделить одному разделу темы больше времени, чем другому. Ведь люди просят — это в порядке вещей, из уважения. Но лишь в том случае, если вам известно об этой теме больше, чем предусматривает объем доклада. В ином случае не отступайте от намеченного плана, не допускайте внезапные изменения.

Если к вам поступают вопросы, на которые вы не знаете, как ответить, вежливо уходите от них, рассказывайте интересные факты по теме. Если уйти от расспросов не получается, рассуждайте вслух, привлекая участников к процессу поиска истины.

При необходимости, запишите e-mail интересующегося слушателя, обязуйтесь дать ответ, как только найдете его. Докладчику не обязательно знать все, но быть доброжелательным, идти на помощь — хороший тон.

Позы и движения докладчика

В отношении того, где стоять, как двигаться, в интернете много написано статей, снято видео. Для тех, у кого нет возможности разыскивать — краткий обзор, как выступать на конференции с докладом:

• Встаньте в открытую позу, не скрещивайте руки на груди, животе, в паховой области.
• Старайтесь не находиться в статичной позе, естественно прохаживайтесь перед публикой по сцене, передней части зала/аудитории.
• Взгляд направьте в зрительный зал, найдите симпатичное для вас лицо, глядите на него так, словно вы пришли рассказывать исключительно ему. Подберите несколько таких людей, постоянно переводите взгляд с одного на другого. Воздержитесь от непрерывного взгляда под ноги, в потолок, в сторону. Задумавшись, посмотреть в окно — это нормальное явление, но терять визуальный контакт с залом не нужно, переведите взгляд на лица.
• Не читайте тексты слайдов. Зрители сами прочтут всё, что нужно. Назначение слайда не в том, чтобы быть суфлером, рассказывайте материал по памяти. Докладчик, зачитывающий слайды спиной или боком к залу — зрелище печальное, вызывает или жалость, или раздражение.
• Используйте жестикуляцию — умеренные жесты публика приветствует.

Говорите кратко, с конкретными примерами из жизни

«Пятый элемент» – курс ораторского искусства

За 5 недель вы выйдете на новый уровень общения с людьми, научитесь говорить красиво и убедительно.

80% курса – это живая практика в аудитории.

Забронировать место

После вступления доклада начинайте раскрывать пункты плана. Придерживайтесь времени, воздержитесь от «водянистых» фраз. Люди предпочитают реальные примеры.

Включите в свой доклад легкую импровизацию, юмор. Если вам уже известно, какая аудитория вас ожидает, подготовьте примеры, понятные для них.

Включите эмоции

Люди не должны бороться со сном, слушая вас. Не говорите однообразным, монотонным речитативом. Нужно использовать выражение, как в школе на уроке чтения. Поведайте всем, как это замечательно! С улыбкой на губах, приподнимите руки, возвышенным голосом задайте вопрос слушателям: «Согласитесь, ведь мы с вами молодцы?!»

Проявлять эмоции — это не означает вести себя неадекватно. Эмоциями лишь «приправляют» содержание доклада. Поделитесь со слушателями тем, что нравится вам. Делиться неприязнью о чем-либо противном надо лишь с теми, у кого вы хотите вызвать аналогичное ответное чувство.

Добавьте в доклад шутки: по одной шутке на каждые 5-10 минут выступления — это хорошее соотношение. Их можно приготовить заранее, можно импровизировать. Если в речи к докладу по ходу произошли изменения в плане, то готовые шутки могут оказаться неуместными, отложите их до следующего раза. От юмора не к месту докладчик выглядит жалко.

Научная этика, способ донесения информации

Здесь имеется в виду языковой этикет, принятый в научных кругах. Раньше докладчик говорил о себе во множественном числе, в первом лице или обозначался местоимением «мы». Сейчас используется единственное число, первое лицо или местоимение «я».

Применяя «я», рассказчик говорит о личных ощущениях или исследованиях работы, так как доклад — это инструмент самовыражения.

Согласно научной этике, читать текст с листа — признак неуважения аудитории. Лучше выступать с докладом на конференции, говоря своими словами. Такая информация будет понятна каждому.

Не пытайтесь вызубрить текст. Запомнить нужно главную схему, тезисы, на которые будете опираться.

Вопросы в ходе выступления

Докладчик — хозяин своего времени

Сразу определите, можно ли вам задавать вопросы по ходу доклада. Если вы не в большом авторитете у слушателей, если можете сбиться в сторону или вы краснеете всякий раз, отклоняясь от темы — перед началом доклада предложите записывать вопросы, задайте их в конце.

Если боитесь превысить регламент, попросите человека из организаторов отслеживать время, подавая промежуточные сигналы за 10, 5 мин до конца. На конференциях для этого устанавливается таймер для показа времени выступающим. На крайний случай используйте смартфон, часы на столе, но положите их так, чтобы они были видны там, где вы перемещаетесь по залу, рассказывая доклад.

Можно совсем запросто — иногда смотреть на часы, чтобы следить за временем. Никто из слушателей за это не осудит, но могут подумать, что вы торопитесь на вокзал.

Хорошая особенность — оставлять по окончании пять минут свободного времени для ответов на вопросы. Если рассказ был интересен аудитории, вы находитесь не в Китае, вопросы непременно появятся. В китайской культуре, в других азиатских странах публично ни о чем не спрашивают. Но вы можете намекнуть, что после мероприятия пойдете пить чай в ближайшее кафе. Если у кого-то возникли вопросы, вы с удовольствием поможете.

Сохраняй самообладание и чувство юмора

Никому не хочется оказаться смешным. Если попали в неловкую ситуацию во время выступления, относитесь к этому с философской отстраненностью, подключите самоиронию, слегка посмейтесь. Споткнулись, разбили цветочный горшок, ударились локтем прямо на сцене? Что за трагедия? Вспомните присказку Юрия Никулина, споткнувшегося на банановой кожуре в фильме «Бриллиантовая рука» или что-то подобно в тему.

Главное — соблюдайте меру. Если еще до выступления случайно испачкали костюм, вам пришлось по пути на сцену стряхивать грязь, то не нужно все время счищать невидимые пятнышки. Досадно, когда посадишь пятно на галстук за минуту до выхода к публике. С пятнами некогда возиться, забудьте о них на время, представьте, что галстук чистый. Не иронизируйте публично, если ваш доклад понравится, слушатели станут смотреть вам в рот, в глаза. Про галстук никто не вспомнит.

Рекомендации по источникам информации

• Интернет — здесь не всем сайтам можно доверять. В статьях встречаются ошибочные факты, не достоверные данные. Важно проверить направленность сайта, кто писал статью, какие литературные источники использовались, есть ли на них ссылки, какие еще источники были задействованы.
• Вебинары, видеоролики — просматривайте материалы образовательных каналов, платформ, работающих напрямую с экспертами.
• Учебные материалы — достоверные данные представлены в учебниках, книгах, энциклопедиях — эти источники можно цитировать. Преподаватели помогают сформировать список литературы.

Секреты успеха: как выступать с докладом

У вас все получится, если придерживаться рекомендаций:

• Постарайтесь выступить в начальной части конференции. Вам не придется напряженно ожидать, вы сохраните концентрированность.
• Излагайте доклад как своим близким, а не преподавателям.
• Настройте себя, что все будет благополучно. От хорошего настроения активизируется мозг.
• Репетируйте выступление. Рассказывайте своему отражению в зеркале, домашнему питомцу, членам семьи.
• Будьте уверенны в успехе, настройтесь на то, как правильно рассказать доклад. Даже если что-то упустили, сделайте вид, что это задумано.
• Обратите внимание на произношение. При разговоре не торопитесь, не растягивайте слова.
• Не думайте долго, как ответить на вопросы. Быстро отвечая, вы покажете свою компетентность в вопросах темы.

Ошибки при публичном выступлении

Онлайн-курс по «Ораторскому искусству»

занятия в удобное время, и нет нужды тратить время на дорогу

• Более 60 видеоуроков
• 18 упражнений для развития речи
• 10 заданий для постановки убедительной речи
• 7 содержательных теоретических блоков

Записаться

Чтобы не допускать оплошностей, обратите внимание, какие ошибки распространены:

1. Неподготовленное выступление — некоторые полагают, что смогут, предварительно не подготавливаясь, успешно изложить доклад. Это самая частая ошибка. Неподготовленный докладчик начнет путаться в последовательности, произносить лишние слова, терять время. Предварительная подготовка позволяет избегать путаницы, ошибок, потери времени.
2. Чтение текста по бумаге или со слайдов — слушатель воспринимает такой рассказ монотонным, тема для него становится скучной. Если докладчик стремится быть энергичным, успешным, то он читает по памяти. Не воспрещается подсмотреть в свои записи пару раз, но зачитывать всё подряд по бумажке — плохо!
3. Отвечать на вопросы во время доклада — лучше сразу сообщите аудитории, что задавать вопросы можно сразу после изложения. В противном случае оратор растеряется, потеряет нить рассуждения. Это повлияет на презентационный показ, разрушит сложившееся впечатление. Еще внимательно начинайте и заканчивайте своё обращение, чтобы у слушателей сложилось положительное впечатление.
4. Чтение в неправильном темпе — высокая скорость говорения не всегда хороша для чтения доклада перед аудиторией. Слушатели попросту не смогут задержать внимание на теме. Возникает риск, что она останется непонятой многими. Такая же ситуация со слишком медленным темпом оратора. Выступление становится затянутым, однообразным, томительным.
5. Речь из длинных предложений — сложно воспринимается устный рассказ, состоящий из длинных предложений, в составе которых более 13 слов. При подготовке еще раз пересмотрите свой текст, разбейте длинные предложения на короткие.

Советы и рекомендации: как стать смелее

Если все еще сомневаетесь, что сможете выступить, не уверены, получится ли хорошо прочитать доклад, какими словами лучше приветствовать гостей конференции, сначала стоит ознакомиться с правилами выступления с докладом. Главное — не нужно бояться публичных выступлений, и, поборов страхи, держать себя в руках. Страх по возможности «не накручивайте», идите выступать в первых рядах. От долгого ожидания боязнь только усугубляется. Пройдет 20 минут после выступления, вы вздохнете облегченно.

Накануне выступления прорепетируйте свой доклад перед сотрудниками, родственникам, попросите помощи у методиста или руководителя, о том, как нужно выступать на таком мероприятии. Наличие уверенности хорошо укрепляет ваши шансы на успех. Если тема вам хорошо знакома, то бояться нет причин. Для личного успокоения вам никто не запретит на листе написать основные тезисы-подсказки, куда вы будете заглядывать, если внезапно все забудете.